למה מתנדבים לא מגיעים, ואיך רשימת ההרשמה יכולה לעזור
- צפו שחלק לא יגיעו: ביותר מ-1,000 אירועים, אירועים חינמיים איבדו כ-28% מהנרשמים, לעומת 17% באירועים בתשלום.
- יותר הודעות תזכורת לא העלו את שיעור ההגעה של מתנדבים בניסוי שטח. תזכורת אחת טובה ודרך קלה לבטל עושות יותר.
- רושמים 20 עד 30% יותר מתנדבים למשמרות חינמיות ומחזיקים רשימת המתנה, כך שביטולים מתמלאים מעצמם.
היו לכם 20 שמות ברשימה. הגיעו שתים עשרה. אתם לא עושים שום דבר לא בסדר. ככה נראים אירועים חינמיים.
ניתוח של יותר מ-1,070 אירועים מצא שיעור חציוני של כ-20% שלא הגיעו. באירועים חינמיים השיעור היה כ-28%, לעומת כ-17% באירועים בתשלום, ו-22% מהאירועים החינמיים איבדו יותר ממחצית הנרשמים (PheedLoop Event Data Lab). משמרת התנדבות היא אירוע חינמי. אף אחד לא מפסיד כסף אם הוא נשאר בבית.
וזה באמת משנה. כ-75.7 מיליון אמריקאים התנדבו באופן מאורגן בשנת 2023, שיעור התנדבות של 28.3% (AmeriCorps), וההערכה הראשונית של Independent Sector מעריכה שעת התנדבות ב-36.14 דולר לשנת 2025 (Independent Sector). שמונה מקומות ריקים במשמרת של שלוש שעות הם בערך 870 דולר של עזרה שלא קרתה.
מה לא עובד: נדנודים
האינסטינקט הוא לשלוח עוד תזכורות. ניסוי אקראי אחד בדק בדיוק את זה. מתנדבים שכבר קיבלו תזכורות אוטומטיות חולקו לשתי קבוצות, וקבוצה אחת קיבלה גם הודעה אישית בבוקר האירוע. שיעור ההגעה היה זהה: 56.2% לעומת 55.8% (States Win). לעומת זאת, המתנדבים שאישרו שהם מגיעים הגיעו בשיעור גבוה הרבה יותר.
אז המטרה היא לא עוד הודעות. המטרה היא הרשמה שיוצרת התחייבות ברורה, תזכורת בזמן הנכון ויציאה קלה למי שלא יכול להגיע.
שבעה תיקונים לרשימת ההרשמה שלכם
- משמרות קצרות ומוגדרות. "יום שישי 9:00–11:00, מיון שימורים בחדר האחורי" עדיף על "עזרה במבצע איסוף המזון". משמרות של שעתיים מתמלאות ומחזיקות טוב יותר מיום שלם.
- שמים את הפרטים איפה שמחליטים. מה ללבוש, איפה לחנות, את מי לחפש. חוסר ודאות הוא סיבה שקטה שבגללה אנשים נשארים בבית.
- רושמים 20 עד 30% יותר למשמרות חינמיות. אם צריך 10 אנשים, קבעו מגבלה של 12 או 13. לפי הנתונים למעלה, תצטרכו אותם.
- מחזיקים רשימת המתנה. כשהמשמרת מתמלאת, אנשים נוספים מצטרפים לרשימת ההמתנה ועולים אוטומטית כשמישהו מבטל. המקום הריק מתמלא בלעדיכם.
- הופכים את הביטול לקל. זה נשמע הפוך, אבל קישור "לא אוכל להגיע" בלחיצה אחת מביא לכם ביטול יומיים מראש במקום מתנדב שפשוט לא מגיע. המקום עובר לרשימת ההמתנה.
- שולחים תזכורת אחת יום לפני. כוללים את השעה, המקום וקישור הביטול. זה רגע האישור.
- נותנים לאנשים להירשם עם חבר. מתנדבים שבאים עם מישהו נוטים להגיע. הוסיפו שדה הערה כמו "עם מי אתם באים?"
מתכננים פרויקט ליום ההתנדבות של MLK
יום מרטין לותר קינג חל ביום שני השלישי של ינואר. חוק פדרלי משנת 1994 הפך אותו ליום שירות לאומי, "יום של עשייה, לא יום חופש", ו-AmeriCorps מובילה אותו ברמה הלאומית (Spectrum News). מכיוון שכל כך הרבה ארגונים מתארגנים באותו יום, למתנדבים יש אפשרויות, ומספר מי שלא מגיעים עולה. תוכנית לשלושה שבועות:
- 3 שבועות לפני: בוחרים פרויקט מוחשי אחד (משמרת בבנק מזון, ניקיון פארק, איסוף מעילים) ומפרסמים את ההרשמה עם משמרות של שעתיים.
- שבועיים לפני: מפרסמים שוב בכל ערוץ שיש לכם, ומבקשים מהקבועים להביא חבר אחד.
- שבוע לפני: בודקים מספרים. אם משמרת דלילה, מאחדים אותה עם זו שלידה.
- יום לפני: התזכורת יוצאת עם קישור הביטול. מעלים אנשים מרשימת ההמתנה.
- יום אחרי: מודים לאנשים ומשתפים תמונה. ככה מחזירים אותם בשנה הבאה.
שאלות
מה שיעור רגיל של מתנדבים שלא מגיעים?
באירועים חינמיים, זה נפוץ לאבד בערך רבע מהנרשמים. מחקר אחד של יותר מ-1,070 אירועים מצא כ-28% שלא הגיעו לאירועים חינמיים.
האם יותר הודעות תזכורת מפחיתות את מספר מי שלא מגיעים?
לא ממש. ניסוי שטח מצא שהודעה נוספת בבוקר האירוע לא העלתה את שיעור ההגעה של מתנדבים. תזכורת אחת יום לפני וקישור ביטול קל עובדים טוב יותר.
בכמה לרשום יותר מתנדבים מהנדרש למשמרת?
במשמרות התנדבות חינמיות, 20 עד 30% מעל המספר שאתם צריכים זו נקודת התחלה סבירה, יחד עם רשימת המתנה.
מתי חל יום ההתנדבות של MLK?
ביום מרטין לותר קינג, ביום שני השלישי של ינואר.